編者按：專利代理機構(gòu)可持續(xù)發(fā)展的關鍵是提升代理服務質(zhì)量，提升代理服務質(zhì)量的關鍵是專利代理機構(gòu)內(nèi)部實行科學化、精細化、標準化管理。專利代理機構(gòu)只有通過提升管理水平，拓展管理維度，以市場需求為導向，不斷提升服務質(zhì)量，才能為申請人提供最大的權益保障。具體來說，專利代理機構(gòu)如何提高代理質(zhì)量？本文作者認為，在組建優(yōu)秀代理團隊的基礎上，提供嚴謹規(guī)范的代理服務，結(jié)合客戶的需求提供定制化的服務，是提升代理質(zhì)量有效途徑。
專利是知識產(chǎn)權的重要內(nèi)容。目前，知識產(chǎn)權行政機關、專利代理行業(yè)協(xié)會和創(chuàng)新主體對專利代理質(zhì)量的要求都越來越高。對以專利代理為核心業(yè)務的專利代理機構(gòu)而言，提升服務質(zhì)量更是其生存發(fā)展的基礎。專利代理機構(gòu)如何提高代理質(zhì)量？筆者認為：在組建優(yōu)秀代理團隊的基礎上，提供嚴謹規(guī)范的代理服務，結(jié)合客戶的需求提供定制化的服務，是提升代理質(zhì)量有效途徑。
專利代理機構(gòu)的現(xiàn)狀與問題
目前，我國專利代理機構(gòu)在人才培養(yǎng)、市場競爭、服務質(zhì)量等方面還存在以下問題。
其一，人才培養(yǎng)成本高且流動性大。專利代理人需要具備理工科的專業(yè)背景，同時兼具法律知識，文理兼修。但由于專利代理行業(yè)對專業(yè)素質(zhì)要求較高，工作的強度較高，服務的周期漫長以及收入分配和社會地位等多方面因素的影響，很多專利代理人員工作一段時間后往往選擇跳槽或者轉(zhuǎn)行。
其二，部分專利代理機構(gòu)采取低價和不正當競爭手段，影響正規(guī)代理機構(gòu)的發(fā)展。專利代理機構(gòu)的設立門檻不高，僅需要三名執(zhí)業(yè)滿兩年的專利代理人即可成立專利代理機構(gòu)。為了能夠搶占市場，有一些專利代理服務機構(gòu)通過低價競爭或不正當方式獲得申請人和發(fā)明人的聯(lián)系信息接洽業(yè)務，對正規(guī)的專利代理機構(gòu)沖擊力較大，不利于整個行業(yè)健康發(fā)展。
其三，專利申請文件撰寫質(zhì)量有待提高，后續(xù)流程管理有待完善。專利代理行業(yè)中大部分代理機構(gòu)仍是規(guī)模小、業(yè)務單一的中小型專利代理機構(gòu)，專業(yè)管理人才較為匱乏，內(nèi)部管理和服務水平不能適應發(fā)展需要，管理能力較為薄弱和滯后。然而，專利代理不僅僅是申請文件撰寫的過程，而是一個長期的代理服務過程，專利后續(xù)流程管理需要高度重視。
其四，業(yè)務范圍有待拓展，承辦高端知識產(chǎn)權服務的能力有待提升。由于承辦高端知識產(chǎn)權服務對專業(yè)技術要求更高，綜合能力更強，需要花費大量的培養(yǎng)成本和精力，目前我國大多數(shù)專利代理機構(gòu)所承辦的業(yè)務權局限于專利代理和流程管理等常規(guī)代理服務。
提升代理質(zhì)量的措施與方法
針對以上問題，筆者提出以下建議：
提高人才引進門檻，以專業(yè)技能和服務質(zhì)量作為調(diào)節(jié)收入水平的主要依據(jù)。專利代理從業(yè)人員必須具備專業(yè)的素質(zhì)水平，高度的責任心，嚴謹?shù)墓ぷ髯黠L，良好的法律素養(yǎng)，還要能夠自覺地遵守執(zhí)業(yè)紀律和職業(yè)道德。專利代理機構(gòu)在滿足執(zhí)業(yè)要求的前提下，更應該重點關注從業(yè)人員對行業(yè)發(fā)展的認可度，以專業(yè)技能和服務質(zhì)量為切入點對代理人員進行考核，除了要求專利代理人熟悉理論知識和業(yè)務流程以外，還應該重點關注代理人員是否熟練掌握與客戶溝通的技巧，具備幫助客戶挖掘、布局專利等執(zhí)業(yè)技能，以此作為其提高收入的主要依據(jù)。同時，專利代理機構(gòu)應與高校和科研院所進行深入合作，讓其在人才培育方面提供必要的技術和專家支持。
以專業(yè)化的服務模式贏得口碑，爭做品牌機構(gòu)。為了更好地服務客戶，專利代理機構(gòu)應打破傳統(tǒng)的被動接受申請人委托代理的觀念，積極轉(zhuǎn)變服務理念，不斷創(chuàng)新服務模式，主動幫助客戶進行專利挖掘和布局。例如：針對客戶的重點項目，可以根據(jù)項目的學科背景組建相應的服務團隊，從項目開題準備、項目研究、項目結(jié)題直至項目產(chǎn)業(yè)化都與技術人員保持緊密的交流溝通，從中確定核心專利和外圍專利，形成強有力的專利保護網(wǎng)。
在服務流程方面，專利代理機構(gòu)對專利代理過程中的各環(huán)節(jié)應制定嚴格的時間節(jié)點控制。專利代理是一項需要具備工匠精神細細打磨的工作，不能貪圖短期的利益而放棄行業(yè)的準則，只有用心做好每一項業(yè)務，真正以代理質(zhì)量為生命線的代理機構(gòu)，才能成為行業(yè)發(fā)展的標桿，促進社會創(chuàng)新發(fā)展。
制定規(guī)范化的代理制度，多環(huán)節(jié)提升服務質(zhì)量。規(guī)范化管理是專利代理機構(gòu)健康、順利發(fā)展的根本保障。專利代理機構(gòu)應根據(jù)實際情況和形勢需要不斷完善各項規(guī)章制度。
如建立質(zhì)量管理部，通過多個環(huán)節(jié)把控服務質(zhì)量，包括組織事務所內(nèi)部業(yè)務學習、不定期參加外部培訓、演講比賽、撰寫質(zhì)量評比活動等。對不具備獨立撰寫能力的代理人員實行導師制，由導師對其撰寫的專利申請文件逐一審稿，指導其學習與發(fā)明人溝通的技巧等，通過多種方式，培養(yǎng)綜合型的專利代理人才。成立質(zhì)檢組，對專利代理全流程進行全面監(jiān)控，定期抽檢專利申請文件撰寫質(zhì)量以及審查意見的答復內(nèi)容，并逐一形成質(zhì)檢報告，作為年終代理人工作質(zhì)量的主要考核依據(jù)。設立流程管理部，按專利生命周期劃分崗位明確分工，制定崗位操作規(guī)范。委托軟件公司結(jié)合機構(gòu)管理流程，量身定制電子化的監(jiān)控管理軟件，實現(xiàn)從案件初次接洽到案件維護全生命周期的監(jiān)控和管理。設立部門差錯基金，實現(xiàn)激勵獎勵和差錯懲罰雙重功效。在提升服務質(zhì)量的前提下，結(jié)合實際情況逐年修訂完善崗位操作手冊，要求部門成員嚴格按手冊執(zhí)行，由部門負責人按工作情況進行績效考核。
加強高端知識產(chǎn)權服務人才培養(yǎng)，采用合伙制度穩(wěn)定核心團隊成員。近年來，隨著國家和省市知識產(chǎn)權戰(zhàn)略實施和企業(yè)需求的不斷提高，創(chuàng)新主體對專利分析、專利無效、專利訴訟、知識產(chǎn)權顧問、知識產(chǎn)權管理標準化示范創(chuàng)建輔導、省市知識產(chǎn)權戰(zhàn)略項目實施輔導、高價值專利培育等知識產(chǎn)權相關業(yè)務的需求逐漸增強。專利代理機構(gòu)應順利市場需求進行業(yè)務延伸，根據(jù)客戶的實際情況，量身定制服務內(nèi)容，幫助客戶提升專利保護水平，最大限度保障客戶的權益。
為發(fā)揮全體員工的工作積極性和主動性，增強主人公意識，確保事務所持續(xù)、長久、穩(wěn)健發(fā)展，2015年南京蘇高專利商標事務所開始推行合伙人制度，對所有合伙人不要求進行任何形式的實際投資，退出時無權要求分配資產(chǎn)，只要符合要求即可享受事務所年度分紅。該合伙制度的實施不僅僅是針對專利代理人，也涵蓋了事務所管理人員。該舉措極大增強了事務所核心團隊的凝聚力，為事務所的長遠發(fā)展增強了助力。
總之，專利代理機構(gòu)可持續(xù)發(fā)展的關鍵是提升代理服務質(zhì)量，提升代理服務質(zhì)量的關鍵是專利代理機構(gòu)內(nèi)部實行科學化、精細化、標準化管理。專利代理機構(gòu)只有通過提升管理水平，拓展管理維度，以市場需求為導向，不斷提升服務質(zhì)量，才能為申請人提供最大的權益保障。
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